스타트업 첫 장부: 적격증빙·경비처리·복식부기 기본 — 세무조사와 가산세를 피하는 습관
장부는 세무사 몫이라고 생각하기 쉽지만, 증빙을 모으고 지출을 설명하는 일은 회사만 할 수 있습니다. 창업 초기에 습관을 잘못 들이면 몇 년 뒤 법인세 신고나 세무조사에서 한꺼번에 돌아옵니다. 이 글은 대표가 알아야 할 최소한의 규칙을 다룹니다.
법인은 복식부기가 기본
법인은 규모와 무관하게 복식부기로 장부를 써야 합니다. 모든 거래를 차변·대변으로 기록해 재무상태표와 손익계산서가 나오는 방식입니다. 직접 분개를 할 필요는 없지만, 회계 프로그램이나 세무대리인이 분개할 수 있도록 거래의 내용과 증빙을 회사가 제공해야 합니다.
적격증빙 4종과 "3만 원" 기준
경비로 인정받으려면 지출 사실을 적격증빙으로 입증해야 합니다.
- 세금계산서
- 계산서(면세 거래)
- 신용카드 매출전표(법인카드 또는 등록된 임직원 카드)
- 현금영수증(지출증빙용)
건당 3만 원을 초과하는 지출에 적격증빙이 없으면, 비용 자체는 인정받더라도 증빙불비 가산세가 붙습니다. 간이영수증·계좌이체 내역만 있는 지출이 대표적입니다. 임직원에게 지급하는 급여·사업소득처럼 원천징수로 입증되는 지출은 예외입니다.
법인카드 — 가장 흔한 사고
법인카드는 편리하지만 사적 사용이 섞이는 순간 문제가 커집니다. 주말 마트, 가족 식사, 개인 구독료가 법인카드로 결제되면 경비 부인에 그치지 않고 대표에게 상여로 처분되어 소득세까지 붙을 수 있습니다.
- 카드 사용 내역에 용도 메모(누구와, 무슨 목적)를 남기는 습관을 들이세요. 특히 식대·접대성 지출은 메모가 없으면 설명이 불가능합니다.
- 접대성 지출(기업업무추진비)은 연간 한도가 있고, 일정 금액 이상은 반드시 법인카드로 결제해야 인정됩니다.
- 개인 카드로 회사 비용을 썼다면 영수증과 함께 지출결의서를 남기고 회사가 정산하는 형태로 처리합니다.
가지급금 — 회사 돈을 대표가 가져간 흔적
증빙 없이 회사 계좌에서 빠져나간 돈은 장부에 가지급금으로 남습니다. 대표가 회사에서 빌린 돈으로 취급되어 인정이자가 계산되고, 갚지 않으면 상여로 처분됩니다. 투자 유치나 대출 심사에서도 가지급금이 많은 회사는 신뢰를 잃습니다. 회사 돈과 개인 돈을 처음부터 섞지 않는 것이 유일한 예방책입니다.
월 마감 루틴 (30분이면 충분)
- 법인 통장 입출금을 한 줄씩 보며 모르는 거래가 없는지 확인
- 법인카드 내역에 용도 메모 채우기
- 받은 세금계산서·발급한 세금계산서를 홈택스 내역과 대조
- 영수증·계약서·납품서를 월 폴더에 정리(사진이나 스캔으로 충분)
- 급여대장과 원천세 신고 내역 맞추기
이 루틴을 지키면 분기 부가세 신고와 연말 결산은 "모아 둔 자료를 넘기는 일"이 됩니다. 신고 일정은 법인 설립 첫해 세무 일정 총정리를 참고하세요.
세무대리인과 일할 때
세무대리인에게 맡길 것은 분개·신고·세무조정이고, 회사가 할 것은 증빙 수집, 거래 설명, 기한 관리입니다. 매달 자료를 넘기는 날짜를 정해 두고, 애매한 지출은 결제 전에 물어보세요. 결제 뒤에는 바꿀 수 있는 것이 거의 없습니다.
자주 묻는 질문
- 간이영수증만 있는 지출은 경비로 인정이 안 되나요?
- 3만 원 이하라면 간이영수증으로도 됩니다. 3만 원을 초과하면 비용은 인정받을 수 있어도 적격증빙이 없어 증빙불비 가산세가 붙습니다. 가능하면 처음부터 카드 결제나 현금영수증(지출증빙용)을 받으세요.
- 대표가 개인 돈으로 회사 비용을 냈는데 어떻게 처리하나요?
- 영수증과 지출결의서를 남기고 회사가 대표에게 정산(이체)하면 됩니다. 반대로 회사 돈을 대표가 쓰고 증빙이 없으면 가지급금이 되니 방향을 혼동하지 마세요.
- 매출이 거의 없는 초기에도 장부를 꼭 써야 하나요?
- 네. 법인은 거래 규모와 관계없이 복식부기 의무가 있고, 초기 적자를 제대로 신고해 두어야 이후 흑자에서 결손금을 공제받을 수 있습니다.